BAB 1
PENDAHULUAN
- Latar Belakang
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Dinas Bina Marga SDA ESDM yang merupakan salah satu SKPD di Kabupaten Kendal merupakan instansi yang sangat tergantung dengan Teknologi Informasi. Sebagai media untuk mempermudah informasi dari aktifitasnya sebagai kantor pemerintah. Data-data yang ada diolah sehingga menjadi data yang bermanfaat dan informatif.
Teknologi informasi mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat karena sudah merupakan bagian dari kehidupan masyarakat. Dalam teknologi informasi seperti ini kemudahan dalam berbagi informasi ataupun mencari informasi sangatlah penting dapat dilihat dari semakin berkembangnya teknologi internet dan jaringan. Sekarang ini internet merupakan suatu kebutuhan dalam berbagi informasi ataupun mencari informasi.
Peran yang dapat diberikan oleh aplikasi teknologi informasi ini adalah mendapatkan informasi untuk kehidupan pribadi seperti informasi tentang kesehatan, hobi, rekreasi, dan rohani. Kemudian untuk profesi seperti sains, teknologi, perdagangan, berita bisnis, dan asosiasi profesi. Sarana kerjasama antara pribadi atau kelompok yang satu dengan pribadi atau kelompok yang lainnya tanpa mengenal batas jarak dan waktu, negara, ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor lainnya yang dapat menghambat bertukar pikiran.
Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, dan jaringaan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. Sistem informasi dapat membantu segala jenis kegiatan dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses kegiatan yang dijalankan, Sehingga sistem informasi menjadi salah satu bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan usaha/kegiatan dilingkungan global yang dinamis saat ini.
Informasi akan menjadi bahan pokok manusia untuk tetap berkembang dan bertahan, dengan kondisi tersebut maka diperlukanya suatu informasi yang dalam segi waktu dapat dengan mudah diperoleh sedangkan dari kualitas adalah ketepatan suatu informasi. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Hal ini sangat mendukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang, satu diantaranya dalam bidang Perkantoran. Suatu Perkantoran dimanapun selalu bersangkutan dengan aktifitas informasi, baik dari segi data yang masuk kemudian dilanjutkan pada pemrosesan data informasi hingga penginformasian data yang telah diolah. Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum.
Salah satu perkembangan dalam bidang informasi perkantoran adalah dengan banyaknya sistem kerja kantor yang menggunakan teknologi pemrosesan data ataupun sistem jaringan untuk publikasi informasi.
Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji lebih dalam mengenai Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor.
- Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas maka dirumuskan masalah sebagai berikut:
- Apa pengertian teknologi informasi dalam perkantoran?
- Bagaimana peranan teknologi informasi pada kantor Dinas Bina Marga SDA ESDM Kab. Kendal?
- Tujuan
- Untuk mengetahui pengertian teknologi informasi dalam perkantoran.
- Untuk mengetahui peranan teknologi informasi dalam pada Dinas BM SDA ESDM Kab. Kendal.
- Manfaat
- Wawasan mahasiswa bertambah luas.
- Sebagai refrensi bagi masyarakat
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Teknologi Informasi
Teknologi Informasi (TI) dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Kata teknologi bermakna pengembangan dan penerapan berbagai peralatan atau sistem untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari, kata teknologi berdekatan artinya dengan istilah tata cara. Menurut Azmi, Yan (2009: 2), “informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan datang”.
Untuk lebih jelasnya berikut ini penulis kemukakan beberapa defenisi mengenai teknologi informasi. Menurut McKeown yang dikutip oleh Suyanto (2005: 3), “teknologi informasi merujuk pada seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, mengubah dan menggunakan informasi dalam segala bentuknya”.
Pendapat yang sama juga dikemukakan oleh Williams dan saywer yang dikutip oleh Seesar (2010: 6), bahwa “teknologi informasi merupakan sebuah bentuk umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyampaikan informasi”.
Sedangkan menurut Ishak (2008: 87), “Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya”.
Selain pendapat di atas, Information Technology Association of America (ITAA) yang dikutip oleh Sutarman (2009: 13) menyatakan bahwa, “teknologi informasi adalah suatu studi, perancangan, pengembangan, implementasi, dukungan atau manajemen system informasi berbasis komputer, khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa teknologi informasi adalah suatu kombinasi antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dengan berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.
2.2 Tujuan dan Fungsi Teknologi Informasi
Teknologi informasi dewasa ini menjadi hal yang sangat penting karena sudah banyak organisasi yang menerapkan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Penerapan teknologi informasi pada tiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki tujuan yang berbeda karena penerapan TI pada suatu organisasi adalah untuk mendukung kepentingan usahanya. Adapun yang menjadi tujuan dari adanya teknologi informasi menurut Sutarman (2009: 17), “untuk memecahkan masalah, membuka kreativitas, dan meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam melakukan pekerjaan”. Sedangkan Fungsi Teknologi Informasi menurut Sutarman (2009: 18) ada enam fungsi, yaitu :
- Menangkap (Capture)
- Mengolah (Processing)
Mengkompilasikan catatan rinci dari aktivitas, misalnya menerima input dari keyboard, scanner, mic dan sebagainya. Mengolah/memproses data masukan yang diterima untuk menjadi informasi. pengolahan/pemrosesan data dapat berupa konversi (pengubahan data kebentuk lain), analisis (analisis kondisi), perhitungan (kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data dan informasi.
- Data processing, memproses dan mengolah data menjadi suatu informasi.
- Information processing, suatu aktivitas computer yang memproses dan mengolah suatu tipe/bentuk dari informasi dan mengubahnya menjadi tipe/bentuk yang lain dari informasi.
- Multimedia system, suatu system komputer yang dapat memproses berbagai tipe/bentuk dari informasi secara bersamaan (simultan).
- Menghasilkan (Generating)
Menghasilkan atau mengorganisasikan informasi ke dalam bentuk yang berguna. Misalnya : laporan, tabel, grafik dan sebagainya.
- Menyimpan (Storage)
Merekam atau menyimpan dan informasi dalam suatu media yang dapat digunakan untuk keperluan lainnya. Misalnya disimpan ke harddisk, tape, disket, compact disc (CD) dan sebagainya.
- Mencari kembali (Retrieval)
Menelusuri, mendapatkankembali informasi atau menyalin (copy) data dan informasi yang sudah tersimpan, misalnya mencari supplier yang sudah lunas dan sebagainya.
- Transmisi (Transmission)
Mengirimkan data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan computer. Misalnya mengirimkan data penjualan dari user A ke user lainnya dan sebagainya. Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa teknologi informasi memiliki tujuan dan fungsi yang berbeda bagi suatu perusahaan dan itu semua tergantung pada bidang usaha masing-masing perusahaan.
2.3 Komponen-Komponen Teknologi Informasi
Komponen teknologi informasi merupakan sub sistem yang terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Menurut Seesar (2010: 6) teknologi informasi terdiri dari 3 (tiga) komponen utama yang terdiri dari :
- Perangkat keras (hardware)
Merupakan perangkat fisik yang membangun sebuah teknologi informasi. Contohnya : monitor, keyboard, mouse, printer, harddisk, memori, mikroprosesor, CD-ROM, kabel jaringan, antenna telekomunikasi, CPU, dan peralatan I/O.
- Perangkat lunak (software)
Merupakan program yang dibuat untuk keprluan khusus yang tersusun atas program yang menentukan apa yang harus dilakukan oleh komputer. Perangkat lunak dapat dibagi menjadi tiga, yaitu :
- Perangkat lunak sistem, merupakan perangkat lunak yang dibuat khusus untuk dapat mengontrol semua perangkat keras, sehingga semua perangkat keras teknologi informasi dapat bekerja dengan kompak sebagai sebuah sistem yang utuh. Misalnya : Sistem Operasi Window, Linux, Unix, OS/2, dan FreeBSD.
- Perangkat lunak bahasa pemrograman, merupakan perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi maupun perangkat lunak sistem. Misalnya: Visual Basic, Delphi, Turbo C, Fortran, Cobol,
Turbo Assembler, dan Java. c. Perangkat lunak aplikasi, merupakan program jadi siap pakai yang dibuat untuk keperluan khusus. Misalnya untuk keperluan multimedia : ada perangkat lunak Jet Audio, Windows Media layer, Winamp, Real Player. Untuk keperluan aplikasi perkantoran: ada Microsoft Office dan Open Office yang terdiri atas beberapa program untuk berbagai keperluan seperti pengolahan kata, angka, data dan presentasi.
- Manusia ( brainware )
Merupakan personel-personel yang terlibat langsung dalam pemakaian komputer, seperti Sistem Analis, Web Master, Web Disigner, Animator, Programmer, Operator, User dan lain-lain. Terdapat berbagai peran yang dapat dilakukan manusia dalam bagian sistem komputer, antara lain :
- Analis sistem, berperan melakukan analisis terhadap masalah yang dihadapi, serta merancang solusi pemecahannya dalam bentuk program komputer.
- Programmer, berperan menerjemahkan rancangan yang dibuat analis kedalam bahasa pemrograman sehingga solusi dapat dijalankan komputer.
- Operator berfungsi menjalankan komputer berdasarkan instruksi yang diberikan.
- Teknisi, bertugas merakit atau memelihara perangkat keras komputer, dan lain-lain.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dinyatakan bahwa komponen teknologi informasi terdiri dari satu kesatuan yang saling ketergantungan dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain.
BAB III
PEMBAHASAN
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA DINAS BINA MARGA, SDA, ESDM.
KAB. KENDAL.
Pada bab 3 ini akan dibahas mengenai penerapan teknologi informasi Pada Dinas Bina Marga, SDA, ESDM Kab. Kendal
- Profil Dinas Bina Marga, Sumber Daya Air, Energi Dan Sumber Daya Mineral Kabupaten Kendal
Dinas Bina Marga, Sumber Daya Air, Energi, dan Sumber Daya Mineral Kabupaten Kendal (Dinas Bina Marga, SDA, ESDM) mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di bidang pekerjaan umum bidang bina marga, bidang sumber daya air dan bidang energi dan sumber daya mineral.
Visi dari Dinas Bina Marga, Sumber Daya Air, Energi dan Sumber Daya Mineral Kabupaten Kendal yaitu terwujudnya jaringan jalan, jembatan dan jaringan irigasi yang handal dan optimal serta pengelolaan energi dan sumber daya mineral yang terkendali. Sesuai dengan tugas pokok serta visinya maka Dinas Bina Marga, Sumber Daya Air, Energi dan Sumber Daya Mineral Kabupaten Kendal merupakan organisasi sektor publik non-profit yang bertujuan untuk memberikan pelayanan publik demi terciptanya kesejahteraan masyarakat.
Visi:
Terwujudnya Jaringan Jalan, Jembatan dan Jaringan Irigasi yang Handal dan Optimal serta Pengelolaan Energi dan Sumber Daya Mineral yang Terkendali.
Misi:
- Mewujudkan perencanaan yang efektif, efisien serta berkelanjutan.
- Mengembangkan teknologi yang tepat guna dan kompetitif serta meningkatkan keandalan mutu infrastruktur.
- Meningkatkan kapasitas dan kualitas jaringan jalan dan jaringan irigasi
- Mewujudkan pengaturan, pembinaan dan pengawasan terhadap upaya konservasi sumber daya air secara terpadu dan berkelanjutan.
- Mengurangi dampak kerusakan akibat longsor, banjir dan kekeringan terutama pada kawasan strategis dan sumber-sumber produksi pertanian.
- Memberdayakan dan meningkatkan peran masyarakat dalam pengawasan, pengelolaan jaringan jalan dan jaringan irigasi.
- Membangun Pertambangan dan Energi yang Bernilai Tambah dan Berwawasan Lingkungan;
- Mengelola Sumber Daya Alam Secara Optimal dan Lestari;
Tugas Pokok :
- Dinas Bina Marga, Sumber Daya Air, Energi, dan Sumber Daya Mineral Kabupaten Kendal, mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di bidang pekerjaan umum subbidang bina marga, subbidang sumber daya air dan bidang energi dan sumber daya mineral.
BAGAN SUSUNAN ORGANISASI
DINAS BINA MARGA, SUMBER DAYA AIR, ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
KABUPATEN KENDAL
- Pengaruh Teknologi Informasi Pada Kantor Dinas Bina Marga SDA ESDM
Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to-date disamping itu meningkatkan kualitas-kuantitas sumberdaya dan jalinan kemitraan lembaga dalam rangka pengembangan pemberdayaan pegawai. Beberapa keuntungan dari penerapan system informasi pada Kantor Dinas Bina Marga SDA ESDM diantaranya :
- Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
- Menambah kepuasan kerja
- Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
- Menghemat tenaga
- Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
- Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan
- Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.
- Manfaat Teknologi Informasi Berbasis Internet Kantor Dinas BM SDA ESDM
Dalam pelaksaan pekerjaan kantor agar dapat menunjang kecepatan dan ketepatan kerja maka perlu ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai. Kantor Dinas Bina Marga SDA ESDM Kab. Kendal saat ini didukung dengan penggunaan internet. Manfaat yang diperoleh dengan menggunakan internet adalah :
- Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah
- Tindak lanjut dari penerapan system informasi pada Kantor Dinas BM SDA ESDM
- Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi organisasi dapat diketahui dengan cepat
- Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil ( copy/download )
- Mengurangi penggunaan kertas
- Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota
Hasil dari penerapan system informasi pada Dinas Bina Marga SDA ESDM dirasa sangat bermanfaat bagi proses kinerja pegawai dalam menunjang aktifitas kantor sehingga diperoleh beberapa keuntungan dan manfaat sebagai berikut :
- Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia
- Melakukan pengkajian dan pengembangan kediklatan dilingkugan dinas.
- Meningkatkan layanan prima dalam mengembangkan dan memberdayakan pegawai.
- Mengembangkan dan memperkuat jalinan kemitraan
- Mengembangkan layanan informasi yg berbasis teknologi informasi
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
- Dari hasil pemaparan diatas dapat disimpulkan bahwasannya pekerjaan perkantoran di Dinas Bina Marga, SDA, ESDM. ini sebagian besar menggunakan Teknologi informasi dengan sistem-sistem jaringan. Ditinjau dari segi efisiensinya dapat dilihat dari kondisi kantornya yang terlihat lebih tertata dengan rapi dengan tidak banyaknya tumpukan-tumpukan arsip yang banyak, karena penyimpanan data-data informasi lebih banyak memanfaatkan file-file dengan sistem komputer.
- Pada dasarnya pengaruh teknologi informasi terhadap otomatisasi manajemen kantor yang dilihat dari aktifitas yang terjadi di kantor Dinas Bina Marga SDA ESDM Kab. Kendal bejalan efektif dan efisien, hal tersebut tidak terlepas dari pemanfaatan sarana prasarana teknologi yang memadai dan sumber daya manusianya itu sendiri sebagai pengguna atau juga sebagai operator.
- Dalam mengoperasikan sarana prasarana tersebut menunjang terjadinya efektifitas kerja karyawan. Dalam prosesnya teknologi informasi yang ada dalam mendukung otomatisasi kantor ditandai dengan penggunaan aplikasi software dalam setiap kegiatan managemen kantor.
Saran
Berdasarkan uraian di atas dapat disampaikan saran-saran sebagai berikut :
- Meskipun saat ini kualitas pegawai di Dinas Bina Marga SDA ESDM sudah memadai namun masih perlu adanya peningkatan kualitas pegawai lebih lanjut untuk menghadapi kemajuan teknologi yang semakin hari semakin pesat dan menghadapi tantangan masa depan.
- Pelayana kepada masyarakat adalah prioritas utama demi tercapainya pemerintahan yang efektif dan efisien untuk itu penyediaan sarana dan prasarana harus memadai dan mengikuti perkembangan zaman.
DAFTAR PUSTAKA
- http://www.slideshare.net/alno-arjes/makalah-teknologi-informasi-dan-strategi-dalam-perusahaan
- http://sumbawabaratnews.com/?p=8662